Hjälp vid verifiering att data konverterats korrekt 170331

Ej slutgiltig version

Verifiera antalet konverterade poster från IK

På informationskonverterarens (IK) startsida visas en rapport över hur den senaste konverteringen har gått. Per kategori visas antal inlästa poster (det antal poster som finns i Ladok2-databasen), hur många av dessa som har konverterats, hur många av dessa som blivit bortsållade samt hur många av dessa som betraktas som fel. Antalet inlästa poster i nya Ladok från IK-rapporten kan jämföras med antalet poster från tabellerna i gamla Ladok.

Nedanstående är exempel på saker som bör jämföras.

En fullständig lista med hur man hittar motsvarande värden i gränssnittet i Ladok3 tas fram  i samband med produktionssättning för lärosätet.

Antal poster i gamla Ladok Antal poster inlästa i nya Ladok
Antal personer i tabellen namn: select count (1) from namn; Antal personer i kategorin student. Personer som redan finns i studenttjänsten räknas med. De får en historikpost och anknytning till lärosätet.
Antal kurser i tabellen kurs: select count (1) from kurs; Antal kurser i kategorin kurs
Antal prov i tabellen prov: select count (1) from prov; Antal prov, finns som ingående del i kategorin kurs

Antal ffgregistreringar i tabellen ffgkurs: select count (1) from ffgkurs;

Dito på omkurs: samt fortkurs:

Kategorien är Registrering och avbrott på kurs, Dvs FFG, FO, OM
Antal godkända prov i tabellen godkprov; Select count (1) from godkprov; Kategorin är Resultat på kurs och prov ingående del Godkänt prov.
Antal underkända prov i tabellen undkprov; Select count (1) from undkprov; Kategorin är Resultat på kurs och prov ingående del underkända prov.
Antal godkända kurser i tabellen godkkurs: select count (1) from godkkurs; Kategorin är Resultat på kurs och prov ingående del Godkänd kurs.
Antal program i tabellen linje: select count (1) from linje; kategorin Program och inriktningar, ingående del program.
Antal programantagningar i tabellen antlin: select count(1) from antlin; kategorin Antagning till Program och programinriktningar, ingående del Program
Antal inriktningsantagningar i tabellen antinr: select count (1) from antinr; kategorin Antagning till Program och programinriktningar, ingående del Inriktning
Antal examen i tabellen examen2: select count (1) from examen2; Antal examen i kategorin Utfärdad examen.
Antal utresande studenter i tabellen ubutstud: select count (1) from ubutstud; Kategorin Anta och påbörja utbytestillfällen för utresande utbytesstudent, ingående del Åtagande
Antal inresande studenter i tabellen ubinstud; select count (1) from ubinstud; Kategorin Anta och påbörja utbytestillfällen för inresande utbytesstudent, ingående del Åtagande
Antal forskarämnen i tabellen foamne: select count (1) from foamne; Antal ämnen i kategorin Ämne på forskarnivå

En beskrivning av vilka tabeller från gamla Ladok från respektive kategori som IKn läser ifrån finns här: https://confluence.its.umu.se/confluence/display/LH/Beskrivning+per+kategori

 

Stickprov i gränssnittet

Man bör också göra ett antal stickprov genom att kontrollera konverterade uppgifter i gränssnittet. Speciellt bör man kontrollera äldre uppgifter samt uppgifter man haft problem med vid registervården.

Ju längre tid man haft Ladok, desto längre tillbaka bör man kontrollera, gärna från varje år om möjligt.

Tänk på att förbereda så långt det går. Ta ut i förväg de kurser, studenter etc som ligger bakåt i tiden och som troligen inte förändras.

Följande erfarenheter gjordes vid produktionssättningen av MaH:

Stickprovsverifieringen handlar om att lokalisera ev brister/fel/oklarheter på enskilda individer/kurser/program. Innan verifieringen kan starta är det mycket viktigt att de som skall genomföra denna har kunskap om både gamla och nya Ladok. Det är också mycket viktigt att behörigheterna är tillgängliga och fungerande både i gamla och nya Ladok annars är det inte möjligt att vara rationella i verifieringen. Tillhör förberedelsefasen.

Välj ut 2-3 kurser samt 2 program för stickprov över att antalet tillfällen stämde på några terminer bakåt i tiden samt att antalet studenter stämde. Observera här att omregistrerade studenter hamnar på andra koder i nya Ladok. Bra att känna till detta innan och lära sig hur man hittar det.  Fortsätt sedan med stickprov på enskilda studenter. En uppskattning är att det räcker med max 5st inom varje grupp(förutbildning, grundutbildning, forskarnivå, uppdrag, tillgodoräknande, inresande, utresande, betalstudenter samt struliga kända fall) och kontrollerade så mycket uppgifter som möjligt.

För att ge exempel på detta är avbrott, uppehåll, olika typer av anteckningar, datum, diarienummer, poäng, utbytesavtal, tillgodoräknade på grund och forskarnivå, handledare, examensarbetets titel, examen. Det är bättre att kolla mycket på några istället för kvantitet. Det mesta av ovanstående går också att förbereda med personnummer.

Glöm inte att lägga lite extra tid på forskarnivån och kontrollera hur deras meriter kommer in eftersom det låg på ett annat sätt i gamla Ladok. Använd rutinen UT90 i gamla och leta sen vart det hamnat i nya Ladok. Förmodligen ligger det under andra meriter samt annat resultat under studentuppgifter.

Exempel på olika stickprovskontroller:

  • Kontrollera 10 kurser från olika terminer: kurstillfällen, prov, antal antagna, antal registrerade, antal med resultat, antal med avbrott m.m.
  • Kontrollera 10 prov från olika kurser: antal med resultat, antal underkända, provuppsättning
  • Kontrollera 10 program från olika terminer: antal antagna, antal registrerade, antal med examen, antal med avbrott, antal med studieuppehåll m.m.
  • Kontrollera 10 studenter på grund- och avancerad nivå från olika antagningsår. Skriv ut meritförteckning i gamla Ladok och jämför med nya Ladok.
  • Kontrollera 10 forskarstuderande från olika antagningsår. Skriv ut UT90/UT93 med alla uppgifter
  • Kontrollera några kurser inom annan utbildning om relevant

 

Gör en årsredovisning

  • Kör en UB50 i gamla Ladok för innevarande år. Glöm inte att ta ut uppgifter på fil/papper via UB51/LW08
  • Kör en årsredovisning i nya Ladok (HST + HPR-rapporter) för innevarande år och jämför.
  • Dokumentera alla skillnader, även m a p kända skillnader i beräkningssätt.

Titta exempelvis på följande utöver egna jämförelser.

  • HST och HPR per kurs – utan betald studieavgift
  • HST och HPR per kurs – med betald studieavgift
  • HST och HPR per program – utan betald studieavgift
  • HST och HPR per program – med betald studieavgift
  • Omfattning och fördelning av utbildning på olika nivåer
    • Grundnivå HST andel kvinnor/män
    • Grundnivå HPR andel kvinnor/män
    • Avancerad nivå HST andel kvinnor/män
    • Avancerad nivå HPR andel kvinnor/män
  • Beställd utbildning
  • Uppdragsutbildning
  • Särredovining KPU (Kompletterander pedagogisk utbildning:
    • Antal helårsstudenter
    • Antal registrerade nybörjare (individer)fördelat på kvinnor /män
    • Antal examen (ämneslärarexamen 210 hp) fördelat på kvinnor/män
  • Antal inresande utbytesstudenter
    • Individer fördelat på kvinnor och män/antagande institution
  • Antal utresande utbytesstudenter
    • Individer fördelat på kvinnor och män
  • Examen Examensbenämning antal fördelat på kvinnor/män
  • Antal och andel kvinnor och män av studenter (antal individer och %)
    • Program (per fakultet/motsv)
    • Fristående kurser
  • Decemberprestationer

Dokumentera verifieringen

Dokumentation av den verifiering man gör vid produktionssättningen kan vara ett viktigt dokument för eventuell senare granskning.

Det är också bra att ha möjligheten att jämföra vad man verifierat vid olika tidpunkter.