Engångsbatchar inför övergången till nya Ladok

Vid övergången till nya Ladok behöver lärosätena registervårda sin databas. Detta kan göras på flera olika sätt, bland annat genom att löpande testa att konvertera sina data med hjälp av informationskonverteraren (IK:n) som är den motor som ska genomföra den slutliga migreringen och konverteringen av data vid produktionssättning av nya Ladok. IK:n producerar en fellista som kan utgöra stöd för vilka delar som behöver registervård.

Data i behov av översyn kan även identifieras och hanteras med hjälp av olika utsökningsscript som också levereras löpande från Ladok3-projektet. Utöver de löpande leveranserna av registervårdshandböcker med tillhörande script och regelfiler levereras ett antal kompletteringssbatchar. Kompletteringssbatcharna genomför uppdateringar av tabeller i databasen genom att exempelvis utgå från befintliga uppgifter och komplettera med data, där data som krävs för konvertering till nya Ladok saknas.

Denna text beskriver varför lärosätena måste registervårda i allmänhet och varför det delvis sker med hjälp av kompletteringssbatchar i synnerhet. Du kan också läsa om var och en av kompletteringssbatchar som är levererade. För var och en av dessa besvaras följande frågor:

  • Vilka lärosäten är aktuella för kompletteringsbatchen?
  • Vad gör kompletteringsbatchen?
  • Kan samma resultat uppnås på annat sätt?
  • När rekommenderar Ladok3-projektet att batchen körs?
  • Vad blir konsekvenserna om batchen inte körs för en specifik leverans?

Lärosätet bör ta del av information kring var och en av de batchar som levereras, eftersom man måste ta ställning till var och en, hur den ska hanteras inom lärosätet. Det är dock inte säkert att alla batchar är aktuella för alla lärosäten.

Vänligen notera: Denna typ av batchar har även kallats engångsbatchar, men begreppet kompletteringsbatch beskriver bättre vad det handlar om och är det begrepp vi väljer att använda här. I funktionsbeskrivningarna av batcharna kallas de dock engångsbatchar, EBXX etc., men detta avser alltså samma sak.

Levererade och planerade kompletteringsbatchar

EB34 – Korrigering av datumuppgifter för antagning till forskarutbildning

EB45 – Skapa saknade förstagångsregistreringar

EB46 – Skapa saknade programtillfällen

EB47 – Skapa kurstillfällen för kurser inom program med terminsregistrering

EB48 – Skapa kurstillfällen för fristående kurser och kurser inom (i första hand) program som inte har terminsregistrering

EB49 – Skapa engångsbatch för att fylla den nya tabellen KTILHST3

EB50 – Skapa kurstillfällen för avvikande FO-terminer

EB52 – Justering av poäng för kurstillfälle

Varför registervård?

Vår befintliga Ladokdatabas har, av olika historiska skäl, mycket få databasbegränsningar. Till exempel finns inga så kallade constraints, som är brukligt i en modern relationsdatabas. Contraints håller reda på att relationer mellan tabeller och dess värde är logiska, som t.ex. att kurskoder i registreringstabellen verkligen finns definierade i kurstabellen. Om kurskoden saknas i kurstabellen godkänner inte databasen att posten läggs in. I det befintliga Ladoksystemet görs kontroller på att inmatad data via användargränssnittet är korrekt. Det innebär att fel har kommit in via användargränssnitten innan kontrollerna byggts ut till fullo, men även att en mängd fel har kommit in i databasen via integrationer.

I nya Ladok eftersträvar vi datakonsistens, databasen kommer att ha inbyggda kontroller (t.ex. constraints), vilket innebär att vi alla måste rätta och komplettera för att kunna föra över data från våra befintliga register till en ny databas.

Varje lärosäte ansvarar för att rättningar och kompletteringar genomförs. I de fall lärosätet upplever att Ladok3 framtvingar behov av förvanskning så behöver vi få kännedom om detta för att identifiera annan framkomlig väg. För årsredovisningsleveransen och till viss del även uppföljningsleveransen så har utveckling skett med stort fokus på nyinläggning av data vilket har medfört svårigheter för konvertering utan förvanskning.

Varför kompletteringssbatchar?

  1. Kompletteringssbatchar ger lärosätet möjlighet att registervårda i nuvarande Ladok under kontrollerade former, till skillnad från vad som går med IK.
  2. Kompletteringssbatchar ger möjligheten att åtgärda problemen i ett system som lärosätena behärskar och förstår samt ger dem kontroll på utförandet av åtgärderna.
  3. Kompletteringsbatcharna ger det data som ska verifieras innan konvertering större likheter med resultatet efter konvertering.
  4. Gränsen mellan innehållet i gamla Ladok, dess registervård och IK:ns kod blir tydligare om grunden till informationen går att hitta i gamla Ladok.
  5. Kompletteringsbatcharna kan också underlätta konverteringen, öka prestanda och minska felkällor (alternativet är att göra motsvarande i IK, med fellistor samt ökad komplexitet i IK).

Ovanstående fem punkter är de främsta skälen till att kompletteringssbatchar valts som metod för den mer omfattande registervård som krävs för vissa data i nuvarande Ladok.

Checklista

Skapa kursregistreringar – EB45

  • Nya Ladok kommer att kunna acceptera resultat utan registrering via IK:n, men batchen måste köras om man vill ha kompletta uppgifter

Skapa programtillfällen – EB46

  • Måste köras om man vill ha med uppgifter om programantagningar före 2002! Tidigare lagrades programtillfällena på ett annat sätt.

Skapa kurstillfällen för kurser inom program med terminsregistrering – EB47

  •  Måste köras för samtliga aktuella terminer för de lärosäten som använt terminsregistrering utan anmälningskoder i programplanen. Den måste köras på nytt varje ny kalendertermin fram till produktionssättning.

Skapa kurstillfällen för fristående kurser och kurser inom program som inte har terminsregistrering – EB48

  • Måste köras av samtliga lärosäten. Den måste köras om vid flera tillfällen och senast innan produktionssättnin.

Skapa avvikande HST-fördelning inom för kurs i program med terminsregistrering – EB49

  • Måste köras av lärosäten som använt terminsregistrering och som lagt in avvikande värden för HST-fördelning i KA24. Den måste köras på nytt för varje ny kalendertermin där man lagt in sådana värden fram till produktionssättning.

Kurstillfällen för avvikande FO-registreringar – EB50

  • Måste köras av av samtliga lärosäten. Den måste köras om vid flera tillfällen och senast innan produktionssättning

Justering av poängtal i vissa tabeller – EB52

  • Måste köras av de lärosäten som har eller har haft program med terminsregistrering

EB34 – Korrigering av datumuppgifter i FOANT2

  • Är inte nödvändig att köra