Detta är Ladok

Ladok är ett nationellt system till stöd för högre utbildning i Sverige, som ger högskolorna stöd för olika delar av den studieadministrativa processen. Ladok ska underlätta för högskolorna att uppfylla regelverk och krav på uppföljning från regering och centrala myndigheter, samt att för egna behov kunna följa sina studenter.

Systemet ägs av högskolorna tillsammans genom ett konsortium. För närvarande ingår 37 högskolor i Konsortiet, samt Centrala studiestödsnämnden (CSN).

Systemutvecklingen sker gemensamt för alla högskolor, men varje högskola äger och ansvarar för innehållet i sitt eget register.  Den verksamhetsnära gemensamma förvaltningen av Ladok hanteras av Ladokkonsortiet. Konsortiet ansvarar även för driften av nya Ladok.

Verksamhetsområden som Ladok stödjer

Studiedokumentation

En betydelsefull del av studieadministrationen inom universitets- och högskolevärlden utgörs av studiedokumentation. I Ladok lagras all information om studenternas närvaro och resultat i högskoleutbildning samt övriga uppgifter som behövs för administrativa ändamål på alla nivåer: grund-, avancerad och forskarnivå. Området för studiedokumentation omfattar all funktionalitet i Ladok som inte räknas till examens- eller uppföljningsområdena, bl.a. funktioner för registrering, betygsrapportering, programadministration, registervård och systemadministration.

I studiedokumentationsområdet ingår också ansvar för att utbyte av information mellan högskolorna och andra myndigheter kan ske. Till Centrala studiestödsnämnden (CSN) rapporteras uppgifter som behövs för beviljande av studiemedel. Till Universitets- och högskolerådet (UHR) lämnas uppgifter som behövs för behörighets- och meritvärdering i samband med ansökan och antagning till högskoleutbildning. Från UHR till Ladok överlämnas sedan uppgifter om vilka som antagits till olika utbildningar. Statistiska centralbyrån (SCB) får uppgifter som sammanställs till statistik om högskolan.

Examen

Området Examensfrågor omfattar de delar av Ladok som hanterar utfärdande av examina för grund/avancerad och forskarnivå. Här ingår också katalog-, diarieförings- och statistikfunktioner samt utskrift av examensbevis och Diploma Supplement.

Uppföljning

Uppföljning handlar om att högskolor och universitet hämtar uppgifter ur Ladok för uppföljningsändamål vad gäller uppgifter om studenter. Fokus ligger mer på statistik om antal och tendenser och mindre på detaljer och individer. Uppföljningsdelarna i Ladoksystemet kallas kort och gott för uppföljning och anknyter till studiedokumentation.

Uppgifterna i Ladok ligger till grund för  administration av högskolan, för rapportering av intern och offentlig statistik samt för beslut om resurstilldelning till lärosätet.

Nya Ladok – Ladok3

Sedan 2010 genomför Ladokkonsortiet det så kallade Ladok3-projektet, med uppdrag att ersätta det Ladok som i dag används vid lärosätena. Läs mer om systemet nya Ladok på denna sida och ta del av information om Ladok3-projektet (styrande dokument mm) på denna länk.

Användare av Ladoksystemet

Ladok används på olika nivåer. Många användare har direkt tillgång till information, andra får ut uppgifter genom behöriga användare – sådana finns det runt 5000 av i landet.

Här är några intressenter och användare som finns inom högskolans organisation:

Studenter

Studenterna använder systemet för exempelvis begäran om intyg och studiemeritförteckningar samt för att ta del av sina studieresultat. I många fall kan studenterna se sina uppgifter via sitt lärosätes studentportal eller motsvarande.

Styrelse och förvaltning

Använder systemet vid antagning, för att utfärda examina samt planera och följa upp verksamheten.

Fakultetsnämnder

(eller motsvarande)
Arbetar med olika studieadministrativa beslut, till exempel beslut om tillgodoräknande av kurser, beviljande av studieuppehåll samt uppföljning och planering.

Institutioner

(eller motsvarande)
Bokför alla registreringar och resultat på kurser, planerar kursutbud, gör uppföljningar, ger studievägledning.

Dessutom finns ett antal informationsmottagare utanför högskolan:

Utbildningsdepartementet

får från varje högskola årsredovisning, delårsrapport och underlag för Ladokbaserad “slutfaktura” för budgetåret.

Universitetskanslersämbetet

samlar in uppgifter om verksamheten vid universitet och högskolor samt utvecklar en nationell databas. (Länk till Universitetskanslersämbetets webbplats.)

Riksrevisionen

granskar registret i dess egenskap av källa för högskolans verksamhetsredovisning och “fakturaunderlag” för resurstilldelningen. (Länk till Riksrevisionens webbplats.)

Statistiska centralbyrån

hämtar uppgifter till det centrala högskoleregistret för sin statistikproduktion. (Länk till SCB:s webbplats.)

Centrala studiestödsnämnden

får nästan dagligen uppgifter från högskolornas Ladoksystem för att kunna bevilja och betala ut studiemedel. CSN har också rätt att själva gå in och ta del av aktuella Ladokuppgifter. Cirka 200 000 sådana frågor ställs varje år. (Länk till CSN:s webbplats.)